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http://www.playpcesor.com/2013/05/evernote_27.html

 
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http://www.playpcesor.com/2013/05/evernote_27.html

進入 2013 年之前,許你的 Evernote 一個更有效率的分類

今年一整年透過與大家更多的交流,學習了很多 Evernote 的筆記整理方法,而到了 2012 年底,想說該是時候把自己的 Evernote 筆記分類做一個微調整,去掉一些「用不到的」分類,增加一些「會用的」分類,並且讓筆記管理可以更加簡單、更加集中(用不到的意思是分類後卻再也沒打開過)。


我自己在做筆記分類時有一個最基本的原則:「分類要有行動的意義」,之所以建立某個資料夾,是因為這個分類可以指引我的行動,而不只是因為那些資訊屬於那個分類而已。我希望我的筆記分類清單一展開,呈現的是一個我的「工作流程」,就像是待辦清單一樣,這樣的筆記分類可以指引我、提示我應該去做什麼。


所以,今天讓我來分享自己調整過後,目前的筆記分類方式,基本上依據我之前寫過的「Evernote 筆記分類與標籤心得教學:建立會翻開的抽屜」為原則,但繼續改進讓這樣的分類對我來說更簡單集中、更有指引行動的意義。然後,也想拋磚引玉,邀請大家來分享妳的筆記分類方法。



  • 堆疊一:行動夾:面對下一步行動


在這個堆疊(群組)中,放置那些我「目前」隨時需要使用的筆記,我每次不管從哪種裝置進入Evernote,都優先看到排序在最前面的「01.行動夾」,並且絕大多數的筆記行動都會「集中」在這個群組裡完成。


這樣做的好處時,我一進入Evernote,看到的不是一大堆資料,而是各種下一步可以執行的行動筆記,集中在這個行動夾裡進行所有的筆記處理。


資料部分,在需要的時候去搜尋即可,但更重要的是筆記分類要能呈現出「下一步應該做什麼」、「現在可以做什麼」,我覺得這樣的分類可以活化筆記的處理。





  • 為什麼我需要一個「00.收集箱」?


各種情況新建立的筆記,我大多都先丟到這個「預設」的儲存位置,例如街上拍下來的照片、一段臨時的錄音,開會時隨手的想法筆記,那些「即時」的紀錄但通常無法當下整理的,都先丟入「收集箱」。


於是我每天晚上回去看收集箱,看到的其實不只是筆記,而是今天收集而來的「待辦事項」,這時候我會把這些內容轉化為行動規劃,整理到其他真正的筆記中,然後每天把「收集箱」清空。




例如一個具體的流程會像是這樣:開會時記錄了A工作、B工作需要完成的目標,還有一些一邊開會一邊想到的零散靈感,這則開會記錄先丟在收集箱。晚上回家後,從收集箱裡看到還有一則開會記錄尚未處理,於是我把筆記內A工作的目標加到真正A工作的筆記、B工作的目標加到真正B工作的筆記,那些靈感則儲存到我專門儲存寫作草稿的資料夾。於是,這則開會記錄就可以刪除了。




在收集的當下,要做上述的分類會很麻煩,也不一定有時間,所以我從自己的實作中發現,擁有一個臨時快速儲存的「收集箱」,並且每天去把收集箱內的待辦筆記清空,可以兼顧快速筆記與事後整理的需求。



  • 寫字台:想法靈感需要累積培育


「行動夾」堆疊裡我有一個「寫字台」筆記資料夾,這裡專門儲存我隨時想到的想法、靈感。然後常常回到這裡來「培育」這些想法,慢慢讓他們成長,直到最後他們羽翼豐滿,可以飛向這個世界為止。


例如要完成一篇部落格文章的過程,一有想法,我就立刻先記錄下來,這時候很有可能只是一句話。然後隔一段時間,又想到什麼,就補充上去,慢慢的想法好像有了一個雛形,就開始建立大綱。


這時候也有可能想法只能長到一定階段就覺得自己想不下去了,那就分享到社群中,聽聽大家的意見。若是幸運的這個想法真的發展出了大綱、一些段落草稿,那樣就可以從寫字台轉換到寫成一篇部落格文章的編輯器上了。





  • 日記收集:收集自己的行動比剪貼更重要


我會利用 Evernote 來收集自己生活中的各種行動,其實也可以說就是寫日記,但這和一般寫日記比較不同的是,可以利用數位工具做到更簡單的收集,並且還有助於之後的再次利用。


例如在「踏查日記」中,利用 Evernote Food 快速完成生活中很多行動的拍照,拍照同時也把事件發生的時間、地點自動記錄下來,不管是食記,像是活動記錄也很適合利用 Food 完成。


又或者像是我很喜歡看電影,所以後來我發現累積看過什麼電影?對電影有什麼心得?看電影那天做了什麼事情?對我是很有意義的事情,所以在「行動夾」堆疊中我也建立了一個「電影物語」的記事本,專門收集電影筆記。




我覺得對我來說,記住自己做過的行動,比起剪貼別人的資料要更有意義。所以我在「堆疊一:行動夾」中,全部都是管理行動時的筆記,而不要讓資料庫類型的筆記混雜在這裡,干擾我的行動。



  • 工作、生活的專案管理,不要讓筆記零散


工作上可能手邊同時進行很多案子、多個報告,這時每一個專案我都用一則筆記統一管理。生活上也是,可能同時在練習很多自我成長、學習的目標,或是在做多個旅遊規劃,也是每一個獨立的案子就用一則筆記管理。




所以我在行動夾的群組裡,有一個「工作板」和一個「生活版」,分別管理這些工作與生活上的專案管理筆記。只要是屬於同一個工作的內容,就全部記錄在單獨的一則筆記裡,可以把這則獨立筆記想像成整個工作的「進度表」、「規劃表」、「目錄索引」。




這樣的好處是集中統一,例如我現在要查看、編輯香港旅遊行程的規劃,我就是看這一則香港旅遊的專案管理筆記就好,所有資料都在同一則筆記上,而不是在好多個不同筆記之間作業,後者會增加很多的麻煩。





  • 堆疊二:工作與生活專案的資料庫


但是工作與生活上的專案,難免需要收集很多資料,會有很多文件,難道這些要全部儲存在同一則筆記裡面嗎?好像不可能吧?


例如我在規劃香港旅遊,當然會收集很多香港景點的介紹、餐廳的食記、交通工具的使用資訊等等,這些當然沒辦法全部寫在同一個筆記裡。




我在群組分類上還會分「02.工作資料庫」、「03.生活資料庫」,專門依據每個工作需求,建立不同的資料夾,用來儲存那些剪貼、收集而來的資料。但是,每一次我剪貼新資料時,我一定會利用「記事連結」,依據這則資料未來要用在哪一個任務上,連到相關的工作生活專案管理筆記中。




例如我剪貼了一個香港地鐵的路線圖與搭乘建議,那麼我可以把這則筆記,用「記事連結」的方式,整理到上一段說的「香港旅遊計畫專案管理筆記」中。這樣做有幾個好處:



  • 1.剪貼的資料不需要煩惱分類,因為全部可以在專案管理筆記中透過連結做目錄索引,不管資料被分到哪一類,透過專案管理筆記,你都可以統一管理所有相關的資料。
  • 2.找資料時不用到資料夾裡面翻找多則筆記,而是在一則統一的專案管理筆記裡,自然有你的答案。



  • 用標籤提醒重要的事情


用關鍵字搜尋通常都可以找出需要的筆記內容,但有時候我的需求並不一定是找出內容,而是要快速知道「重要的筆記」在哪裡?例如有哪些筆記是今天很緊急需要趕快做的?


所以我會把筆記加上「today」的標籤,表明這則筆記很重要,需要被關注、檢查、編輯。而工作時,我可以點擊「today」標籤,立刻過濾出所有最重要的筆記來做相關作業。




我最近也換開始用一些更因時制宜的標籤來提醒自己「該透過筆記做什麼」,例如最近公司頒佈了一連串不同的新行政流程規範,我把這些記錄下來的筆記全部標上「行政新政」的標籤,提醒自己最近要特別注意。


標籤應用我會很彈性,隨時在改變筆記的標籤,也會臨時的因應需要新增需要的特殊標籤,用完後再刪除這些標籤。



  • 堆疊三:封存資料:隔離那些已經用過的內容


分類時我會盡量避免那些用不到的內容,跟正在使用的內容混雜在一起。因為這會造成我要查詢資料時更加麻煩混亂。


因此前面不管是行動夾、資料庫中使用完畢(專案結束)後的筆記,我一定全部移動到「堆疊三:封存倉庫」中,這些資料或許以後還會需要查詢,所以先留下來備查,但絕對不能跟現在正在進行的工作混在一起。


這樣一來,我才能從「行動夾」裡聚焦在目前真正的工作上。


甚至,為了不要讓封存倉庫無限擴充,最近我開始把2012年已經用完的資料,統一整理到「2012封存」堆疊,讓它排序在整個分類清單的最下面,避免干擾「最近封存」的使用率比較高的內容,也讓以後每一年累積的封存可以有更好查詢的方式。





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