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Evernote使用方法二

 
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Evernote使用方法二

http://www.playpcesor.com/2013/05/evernote_27.html


Evernote 活用「提醒事項」教學,解決七大時間管理問題

上週 Evernote 推出了「時間提醒」最新功能,目前在 iPhone、 iPad、 Mac 以及 Web 版本上可以使用。這個功能不僅僅是在筆記上加個鬧鐘通知而已,其實更關鍵是他將 Evernote 筆記的管理方式初步的「待辦清單化」:



用戶直接在筆記中完成規劃行程、安排流程、通知下一步行動。


試用了幾天,我想來深入的介紹這個「提醒事項」新功能如何改變我的一些筆記管理方法,以下用我自己實際的例子做介紹,也提供大家可以活用新功能的參考,當然也歡迎大家分享你們的使用方式。




我們要先知道關於 Evernote 「提醒事項」的一些關鍵特色,才能去思考怎麼活用到下面各種不同的情境與問題中:



  • 1.每則筆記都可以「加入待辦清單」,而不一定要有鬧鐘提醒。
  • 2.但也可以幫每則筆記添加日期時間的鬧鈴提醒,時間到時會在手機上彈出通知。
  • 3.可以依據每個「記事本」資料夾瀏覽各自的待辦清單。
  • 4.待辦清單上的記事項目可以拖曳改變排序。
  • 5.完成的任務可以從待辦清單劃掉,但只是從清單上移除,筆記本身還是儲存在記事本裡。


有了上述基本功能的認知後,我們就能來試試看怎麼應用了。



  • 一、管理專案的進度


我會把某一工作專案需要的郵件、文件、任務、會議記錄、參考資料等全部丟進某一個獨立的 Evernote 記事本資料夾中統一儲存,這樣要搜尋單一專案的相關資料時可以非常快速的找出來,也不怕沒有隨身攜帶或備份(參考:兩張圖解釋 Evernote 的 完全記憶 與 專案管理筆記 方法)。


而要安排這個專案的工作進度時,我就可以進入這個 Evernote 記事本,挑出每次進度的相關筆記來設定好時間提醒,例如:



  • 1.A客戶的郵件明天前要回應完畢。
  • 2.下週一必須編輯處理甲文件內容。
  • 3.這份會議記錄裡的工作要項在五月底前全部執行完成。


正在進行中的專案,我一定每天都會打開這個專案的記事本查看,而這時候左方的待辦清單就提醒我每一天應該執行的進度,以及更關鍵的,「連結」執行這些進度時需要的筆記資料。





  • 二、設定旅遊行前提醒


我在計畫長時間的旅行時,也習慣開一個專屬的記事本資料夾來儲存所有的旅行相關筆記資料,例如機票旅館的訂單、行李打包確認清單、自己的護照、旅途的行程規劃等等。旅行前可以統一管理,甚至可以把記事本分享給同伴,而旅途後這個資料夾本身就是一個可以永遠留存的回憶日記(參考:Evernote + Google地圖 搞定旅行大小問題:港澳行動篇)。


現在 Evernote 有了提醒功能後,就能把這些筆記「活化」使用,我可以:



  • 1.一則收集了多家旅館訂房資料的筆記,設定五月底前提醒,一定要正式完成訂房。
  • 2.一則關於怎麼訂船票、飛機票的剪貼筆記,設定六月初提醒,一定要記得去完成訂票手續。
  • 3.一則持續更新完善的行李打包清單筆記,設定六月底出發前提醒,讓自己不要遺漏重要隨身物品。





  • 三、生活雜務的「有效期限」提醒


我把很多生活中「要長期記住」但我知道「自己的腦袋不可能長期記住」的事情也隨手記到 Evernote 中,例如我借了一本書給朋友、買了某個會過期的生鮮食品放入冰箱、申請了某個證件但必須在一定時間後重新認證。


以前這些筆記放到 Evernote 裡,就只是記住,但現在還能在「時限到達」時主動的提醒我:



  • 1.把借書筆記設定好歸還的時間點提醒。
  • 2.把食品過期筆記設定好過期當月的提醒。
  • 3.把證件筆記設定好一年後的換證提醒。





  • 四、安排自主學習課程


大家都喜歡用 Evernote 剪貼很多「知識」,例如網路上看到的好文章。而我會有一個明確目標的「學習記事本」,以我當下想要學習的東西為主題,專門收集相關的知識文章,有時間時就能好好閱讀或練習。


現在,透過 Evernote 的排程提醒,我們可以幫自己安排好自主學習這些筆記內容的課程規劃:



  • 1.這個週日要學會如何架設線上課程系統。
  • 2.下個週日要學會如何設計教學影片。
  • 3.下下個週日學習如何建立課程討論區。


將 Evernote 中相關主題的筆記,依據課程規劃設定好時間提醒,就能在 Evernote 這本「課本」中依據日期來提醒學習進度了。





  • 五、建立重複性的工作流程表


每個工作都會有一些制式的行政流程、手續文件、固定步驟,我把這些辦公室裡專門要用的規格化文件、資料、筆記全部都儲存在一個獨立的 Evernote 資料夾中方便自己隨時查找。


而有了 Evernote 待辦清單功能後,這個查找動作可以變得更加簡單,因為我可以把固定工作流程上「每一個步驟需要用到的筆記」,加入待辦清單並且設定好排列順序:



  • 1.流程一建立合約:連結合約範本筆記。
  • 2.流程二申請健保:連結健保資料筆記。
  • 3.流程三設計圖像:連結圖像規格筆記。
  • 4.流程四申請結案:連結結案文件筆記。


每一次我就可以參考這份流程,快速知道我接下來要進行哪個步驟,以及可以使用哪份資料。





  • 六、每月的習慣反省與整理


我會把一些生活上的習慣養成用 Evernote 做追蹤記錄,例如我的記帳筆記,或是我練習泡咖啡的筆記。


而如果像是理財筆記需要每個月進行一次總結的話,我可以在這則筆記加上月底的時間提醒,等到月底那天就會彈出通知,讓我記得去做一個結算反省。





  • 七、工作生活瑣事的延遲提醒


生活、工作上有很多「臨時插入」的待辦事項,這些瑣事需要被「延遲提醒」,因為我們不可能當下解決所有事情,例如那些常常多出來的新郵件任務。


我自己的習慣當然也是把所有瑣事都統一集中在 Evernote 中,而現在 Evernote 就能幫我們做好延遲提醒的工作。


例如我找到一家很想去吃的餐廳,記下來後害怕「忘記去做」,就加上一個週末的時間提醒。或者我把一封現在沒時間處理的郵件儲存到 Evernote 裡,為了怕後續忘記回頭處理,就加上一個明日的時間提醒。





  • 小結:讓「時間提醒」與「資料筆記」結合


如果你在一般的行事曆上設定了一個「週末要整理出國行李」的提醒,但是當行事曆發出通知時,你的行李打包清單並不在行事曆上,你還要返回打開自己的清單來開始整理。


如果你儲存了很多資料、文件、筆記,可是這些檔案只是躺在那邊,不會在你需要用到他們時主動跳出來說:「記得使用我喔!」那這樣的筆記就缺少了一些能動性。


而現在 Evernote 的「提醒事項」功能把「時間提醒」與「資料筆記」結合,看到時間時就看到筆記內容,直接就能處理工作,也讓資料活化,是非常值得大家試試看的功能(當然,也期待 Android 與 PC 版儘快推出)。

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