gordeen

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Evernote 活用「提醒事項」教學，解決七大時間管理問題

上週 Evernote 推出了「時間提醒」最新功能，目前在 iPhone、 iPad、 Mac 以及 Web 版本上可以使用。這個功能不僅僅是在筆記上加個鬧鐘通知而已，其實更關鍵是他將 Evernote 筆記的管理方式初步的「待辦清單化」：

用戶直接在筆記中完成規劃行程、安排流程、通知下一步行動。

試用了幾天，我想來深入的介紹這個「提醒事項」新功能如何改變我的一些筆記管理方法，以下用我自己實際的例子做介紹，也提供大家可以活用新功能的參考，當然也歡迎大家分享你們的使用方式。

• 關於操作方式，可以先參考：Evernote 新增時間提醒功能！從筆記本升級時間管理系統

我們要先知道關於 Evernote 「提醒事項」的一些關鍵特色，才能去思考怎麼活用到下面各種不同的情境與問題中：

• 1.每則筆記都可以「加入待辦清單」，而不一定要有鬧鐘提醒。
• 2.但也可以幫每則筆記添加日期時間的鬧鈴提醒，時間到時會在手機上彈出通知。
• 3.可以依據每個「記事本」資料夾瀏覽各自的待辦清單。
• 4.待辦清單上的記事項目可以拖曳改變排序。
• 5.完成的任務可以從待辦清單劃掉，但只是從清單上移除，筆記本身還是儲存在記事本裡。

有了上述基本功能的認知後，我們就能來試試看怎麼應用了。

• 一、管理專案的進度

我會把某一工作專案需要的郵件、文件、任務、會議記錄、參考資料等全部丟進某一個獨立的 Evernote 記事本資料夾中統一儲存，這樣要搜尋單一專案的相關資料時可以非常快速的找出來，也不怕沒有隨身攜帶或備份（參考：兩張圖解釋 Evernote 的 完全記憶 與 專案管理筆記 方法）。


而要安排這個專案的工作進度時，我就可以進入這個 Evernote 記事本，挑出每次進度的相關筆記來設定好時間提醒，例如：

• 1.A客戶的郵件明天前要回應完畢。
• 2.下週一必須編輯處理甲文件內容。
• 3.這份會議記錄裡的工作要項在五月底前全部執行完成。

正在進行中的專案，我一定每天都會打開這個專案的記事本查看，而這時候左方的待辦清單就提醒我每一天應該執行的進度，以及更關鍵的，「連結」執行這些進度時需要的筆記資料。

• 二、設定旅遊行前提醒

我在計畫長時間的旅行時，也習慣開一個專屬的記事本資料夾來儲存所有的旅行相關筆記資料，例如機票旅館的訂單、行李打包確認清單、自己的護照、旅途的行程規劃等等。旅行前可以統一管理，甚至可以把記事本分享給同伴，而旅途後這個資料夾本身就是一個可以永遠留存的回憶日記（參考：Evernote + Google地圖 搞定旅行大小問題：港澳行動篇）。


現在 Evernote 有了提醒功能後，就能把這些筆記「活化」使用，我可以：

• 1.一則收集了多家旅館訂房資料的筆記，設定五月底前提醒，一定要正式完成訂房。
• 2.一則關於怎麼訂船票、飛機票的剪貼筆記，設定六月初提醒，一定要記得去完成訂票手續。
• 3.一則持續更新完善的行李打包清單筆記，設定六月底出發前提醒，讓自己不要遺漏重要隨身物品。

• 三、生活雜務的「有效期限」提醒

我把很多生活中「要長期記住」但我知道「自己的腦袋不可能長期記住」的事情也隨手記到 Evernote 中，例如我借了一本書給朋友、買了某個會過期的生鮮食品放入冰箱、申請了某個證件但必須在一定時間後重新認證。


以前這些筆記放到 Evernote 裡，就只是記住，但現在還能在「時限到達」時主動的提醒我：

• 1.把借書筆記設定好歸還的時間點提醒。
• 2.把食品過期筆記設定好過期當月的提醒。
• 3.把證件筆記設定好一年後的換證提醒。

• 四、安排自主學習課程

大家都喜歡用 Evernote 剪貼很多「知識」，例如網路上看到的好文章。而我會有一個明確目標的「學習記事本」，以我當下想要學習的東西為主題，專門收集相關的知識文章，有時間時就能好好閱讀或練習。


現在，透過 Evernote 的排程提醒，我們可以幫自己安排好自主學習這些筆記內容的課程規劃：

• 1.這個週日要學會如何架設線上課程系統。
• 2.下個週日要學會如何設計教學影片。
• 3.下下個週日學習如何建立課程討論區。

將 Evernote 中相關主題的筆記，依據課程規劃設定好時間提醒，就能在 Evernote 這本「課本」中依據日期來提醒學習進度了。

• 五、建立重複性的工作流程表

每個工作都會有一些制式的行政流程、手續文件、固定步驟，我把這些辦公室裡專門要用的規格化文件、資料、筆記全部都儲存在一個獨立的 Evernote 資料夾中方便自己隨時查找。


而有了 Evernote 待辦清單功能後，這個查找動作可以變得更加簡單，因為我可以把固定工作流程上「每一個步驟需要用到的筆記」，加入待辦清單並且設定好排列順序：

• 1.流程一建立合約：連結合約範本筆記。
• 2.流程二申請健保：連結健保資料筆記。
• 3.流程三設計圖像：連結圖像規格筆記。
• 4.流程四申請結案：連結結案文件筆記。

每一次我就可以參考這份流程，快速知道我接下來要進行哪個步驟，以及可以使用哪份資料。

• 六、每月的習慣反省與整理

我會把一些生活上的習慣養成用 Evernote 做追蹤記錄，例如我的記帳筆記，或是我練習泡咖啡的筆記。


而如果像是理財筆記需要每個月進行一次總結的話，我可以在這則筆記加上月底的時間提醒，等到月底那天就會彈出通知，讓我記得去做一個結算反省。

• 七、工作生活瑣事的延遲提醒

生活、工作上有很多「臨時插入」的待辦事項，這些瑣事需要被「延遲提醒」，因為我們不可能當下解決所有事情，例如那些常常多出來的新郵件任務。


我自己的習慣當然也是把所有瑣事都統一集中在 Evernote 中，而現在 Evernote 就能幫我們做好延遲提醒的工作。


例如我找到一家很想去吃的餐廳，記下來後害怕「忘記去做」，就加上一個週末的時間提醒。或者我把一封現在沒時間處理的郵件儲存到 Evernote 裡，為了怕後續忘記回頭處理，就加上一個明日的時間提醒。

• 小結：讓「時間提醒」與「資料筆記」結合

如果你在一般的行事曆上設定了一個「週末要整理出國行李」的提醒，但是當行事曆發出通知時，你的行李打包清單並不在行事曆上，你還要返回打開自己的清單來開始整理。


如果你儲存了很多資料、文件、筆記，可是這些檔案只是躺在那邊，不會在你需要用到他們時主動跳出來說：「記得使用我喔！」那這樣的筆記就缺少了一些能動性。


而現在 Evernote 的「提醒事項」功能把「時間提醒」與「資料筆記」結合，看到時間時就看到筆記內容，直接就能處理工作，也讓資料活化，是非常值得大家試試看的功能（當然，也期待 Android 與 PC 版儘快推出）。